会议只是一种管理工具，一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度。热衷会议的人认为会议不可缺少，他们可以举出许多冠冕堂皇的理由，来维护自己的观点；厌恶会议的人则将会议看做荒度时间与浪费精力的一种活动。他们也能够举出许多耸人听闻的理由，来支持自己的见解。在这两类人之中，厌恶会议者似乎比热衷会议者更多，极具讽刺意味的是：诅咒会议的人往往是些最不懂得开会，甚至是最喜欢滥开会议的人！

  客观地说，会议本身并不具有被热衷或被厌恶的理由。因此，我们有必要恢复会议的真面目。热衷会议的人总是强调会议的必要性，甚至认为它是必不可少的。这未免言重了，因为就算不召开会议，一个机构照样可以存在下去，更何况我们总能找到一些可以取代会议的途径。

  事实证明，当前的会议确实慢慢的变盲目、冗长、超时、空泛、枯燥，难以介入、难以驾驭……企业要处理问题，形成决策或激励员工斗志，就必须以开会的形式进行相互交流、沟通。因此，所有企业召开会议都面临一个挑战——达到预定的会议目的。换言之，就是要完成会议沟通的高效率。

  然而，目前的会议效率如何呢？有资料显示，即使是高科技企业的会议，也仅有49%可以称为有效率的会议，会议浪费了经理人1/3还多的时间。更令人吃惊的是，竟然很少有人能确切说出来时间到底浪费在哪里。

  糟透了的会议不仅意味着机会的损失，还会荒度时间。时间是有限的，如果把员工在会议中消磨掉的时间换算成完成工作的时间，就可知道企业所浪费的金钱是惊人的。

  我们可以简单估计一下会议的成本。例如，假定管理团队有5名成员，平均年薪为7万元，如果一次会议持续约2小时，那么每周召集一次就要花费390元，每年的花费就要超过2万元。除了这个金额外，还要加上堆积如山的信息及日渐变长的工作清单给员工所增加的压力和不满造成的损失。

  会而不议、议而不决、决而不行、行而不果，是企业出了问题，还是会议出了问题？主管离有效的会议有多远？

  那么，怎么样才可以开一个高效会议？下面这些实用建议能让会议促进而不是阻碍组织的成功：

  第一，不要动辄开会。解决无效会议的简单办法也许就是干脆别开。在召集人马之前，主管应该自问，是不是能够用其他方法实现这次会议的目标。如果你的重点是分享信息，那么电子邮件、备忘录和非正式谈话可能效果更好。

  一般认为，开会的最佳理由是你真正需要参会人员之间的互动。你需要人们分享意见和知识，并对手头事项建立起统一的思路。只有当你需要任何一个人都在现场以便于即刻交换信息时，这样的会议才必要。否则，电子邮件或电话就足够了。

  第二，未开会之前充分地理清会议的主题、目的及所要的成果，能召开会前会、筹备会。在《卓有成效的管理者》一书中，德鲁克极为精辟地指出：“卓有成效的管理者，明白他们能从会议中得到什么，也知道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问：‘我们为何需要有这次会议？是为了某项决策？是为了宣布什么？还是为了理清我们该做些什么？’他会在事前想清楚会议的目的，想清楚要求什么报告，以及想清楚简报的用意。他一定坚持开会必须有所真正贡献。”

  第三，参加会议的人数过多，以至于效能、效率均不彰显。适当的人数，适当的时数，才能焦点集中，专注有效。

  第四，召开会议首先安排会议的议程。没有会议议程就开不成会议。因此用书面的议程，或者紧急的话，用口头宣读会议议程，使与会者有备而来，这样会议才会有重点。

  第五，安排适当的计划。做很多事情都一定要有PDCA（P是计划，D是执行，C是检查，A是行动）。一个没有计划的会议就是一个失败的会议。

  第六，务必准时开会与散会。为了迟到者而耽搁开会时间，等于惩罚准时出席的人，奖励迟到的人。主持会议的人或者会议主席，应该把握时间的进度才不会荒度时间，这客观上就是节省了大家的时间。

  第七，应付干扰、提高效率的办法是制定规则。告诉与会者，如果有可能，规定除了真正紧急事之外，任何人不得干扰会议，或者开会时就声明今天的开会时间是半小时，请各位把你的手机关到静音，或者是把你的手机关闭，这就是避免干扰。

  第八，对于脱离讨论议题制定处理方法。希望并要求大家别针对或者这个会议，或者说用一种暗谈式议程的方式。一个主持会议的人，或者一个会议主席应该控制或是说要做到最好的沟通。

  第九，会要有议，议要有决，决要有行，综述结论，确保大家能达成协议，提醒与会的人要做的工作以及会后一定得完成的任务。

  第十，追踪会议决议的执行。在下次会议讨论的议程一开始就要把上次会议决议事项执行的情形提出报告，并要求大家提出进度的报告，直到这个工作完成为止。

  如果能注意以上问题，则我们常讲的“会而不议、议而不决、决而不行、行而不果”的问题将得到很好的解决。

  作为主管，如果你将组织一次会议，你怎么样才可以有效地组织一次成功的会议呢？概括起来，成功主持会议有十个要素。这一些要素是：啥状况下有必要开会，啥状况下没必要开会，开会的人选怎么样确定，开会的议程怎么去准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何去遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总结及会议记录。

  如果今天要开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理，可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会，开发部的人是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部要不要参加？采购部相关原料的采购是不是属于有关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的人，是否也要参加？

  一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特定咨询的人，你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在，他怎么了解这一个价格呢？市场部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。

  人数方面呢？如果人数多的话，就要考虑是不是所有人都需要从头到尾参加，有的会议是列席，也可在某个阶段参加，提供意见以后就可以离开，或者只参加相关的议题。

  （2）会议的议程应具备的内容：日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。

  （2） 预定会议室, 包括会议室的环境, 有多少人参加准备多少椅子, 需不需要摆姓名牌、茶水等等, 这好像都很简单, 可是稍微有一点疏忽都可能会造成会议失败。

  （3）会议室的桌椅安排要确保每个与会者都能看得到屏幕，或者都能看到到主持人。

  （1）守时是开好会议的一个重要的因素，从大家坐定开始，主持人就要严格地注意时间，别浪费时间。

  （2）准时开会, 即使还有人没有到。这是一个主管或者主持会议的人的素养。

  （4）要把闹钟放在能看到到的地方，并且将闹钟调到会议结束前10分钟，到时让它响，以便你有时间做总结。

  如果是互不认识的话，首先要介绍与会者。这是一个礼貌，因为如果你没有介绍不认识的客人，会给人造成一种不被尊重的感觉，想想看，一个人在开会时如果不受到尊重，请问这个会议有效吗？如果没有效的话，你虽然没感觉，但已经浪费了别人的时间，这个会议跟时间管理是息息相关的。

  今天的会议是一个什么样的会议，第一不准抽烟，第二请所有的人把呼机、手机全部关掉，第三请所有的人不要随便走动。

  （1）收集信息、鼓励发言。如果会议不是在听主持人说，会议也不是在听承办单位说，会议可能是处理问题，可能是做一个信息的传达，还可能是做一个会议的讨论，特别是对事情的讨论协调等。

  怎么样鼓励大家发言，对此你可以提问与会者：大家对此有什么意见？各位对这样的产品有哪些看法？大家也可以看一下这样的产品怎么定价？

  主持会议的人一定要注意避开走题。走题是荒度时间，是会议的失败。明确会议的目标和内容，抓紧议程，严格按照议题逐步讨论。

  (2) 中断冗长的发言。首先，表示理解发言者的观点和意见，及时让他中断，向别人发问。

  的位置，能够正常的看到全场。规定同一个时间内只有一个人发言，禁止有些人交头接耳。保持与会者的注意力。对开小差那种中途遛班的或者一直沉默的人你可以用提问法让他参与讨论，即提示他发言。

  开会也是一种激励作用，所以你要善于去做小结。会议结束前应该由主持人总结会议讨论的结果，以达成一致的方案，确认行动计划。行动计划至少要明确由谁执行什么任务，何时完成。

  每次会议都要有记录文件存档，目的是方便以后补充。同时能作为下一次会议的参考，并保证与会者没有借口声称不知道会议上讨论的所有的事情。很多中小企业往往都忽略这一步，他们有开会，有记录，但是会议记录从来就没整理过。所以为什么有的小企业做不大，为什么大企业越做越大，都是来自于他们了解善用会议，知道会前准备，知道会议的议程，知道会议的控制，知道时间的重要性，知道会议的成本，他们更知道会议的承诺，他们有更好的会议记录，会后他们了解跟踪。

  会议记录必须包括会议主题、会议日期、出席者名单，那些缺席的人，何人做何事等等都与会议有关。

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